Zgłoszenia przyjmowane są dwa razy w roku, w terminach odpowiadających konkursom NCN. Informacja o terminach zgłoszeń jest przesyłana mailowo do osób, które złożyły wnioski do NCN i zakwalifikowały się do oceny merytorycznej.
Regulamin konkursu Małych Grantów szczegółowo określa zasady przyznawania, wykorzystywania i rozliczania środków na realizację małych grantów, promując rozwój badań naukowych na Uniwersytecie Zielonogórskim.